Yukarıda anlatılan metin yazma ve düzenleme işlemleri yapıldıktan sonra, dosyanın kaydedilmesi mümkündür. Bu sayede, daha sonraki çalışmalarda metin açılabilecektir. Bu kaydetme ve açma işlemleri için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz.

Öncelikle Word çalışma alanında bulunan menü çubuğundaki Dosya seçeneğine tıklayalım

Açılan ekranda, Kaydet seçeneği kullanılarak, kaydetme işlemi başlatılabilir. Bu seçeneğe tıklandığında aşağıdaki şekilde bir diyalog gelir.

Bu klasik dosya diyaloğunda, dosyanın kaydedilmesi istenen dizin seçilip ardından dosyaya biri isim verilmesi yeterlidir.

Kaydet düğmesine basıldıktan sonra dosya kaydedilir.

Dosyanın açılması için bu sefer, menü çubuğundaki dosya seçeneğinden Aç seçilir ve benzer bir dosya diyaloğu sayesinde, dosyanın konumuna gidilip, açılması istenen dosyaya tıklanarak Aç denilir.

Ayrıca Dosya menüsü altında, En Son seçeneği, son çalışılan dosyaları da açmaya yarar.

Dosya kayıtları sırsında, kaydedeceğimiz dosyaya şifre vererek dosyayı koruma altına alabiliriz. Bunun için dosyayı kayıt esnasında, araçlar seçeneği tıklanılarak açılıp, genel seçenekler seçilmelidir.

Açılan diyalogda istenilen bir şifre verilebilir.

Burada iki ayrı şifre sorulur. İlk şifre açma parolasıdır, dosyayı açmak isteyen kişi, bu şifreyi bilmeden açamaz. Değiştirme parolası ise, dosyanın açılış şeklini belirler. Örneğin dosyayı açarken, açma parolasını bilen ama değiştirme parolasını bilmeyen bir kişi, dosyayı açıp görüntüleyebilir ama dosya üzerinde değişiklik yapamaz, çünkü dosya salt okunur şeklinde açılır.

İster sadece açma parolası ister sadece değiştirme parolası veya her ikisini birden verdikten sonra tamam düğmesine tıklandığında, şifrenin onaylanmasını tekrar ister. Bu onayla birlikte dosya şifreli olarak kaydedilir.

Şayet daha önceden şifre verilerek kaydedilmiş bir dosyadan, şifrenin kaldırılması isteniyorsa, bu durumda, değiştirme hakkımız olan bu dosyayı açıp, kaydederken, parolaları temizlememiz yeterli olacaktır.